项目的五大难题和五点注意
01、做项目的“五大难题”
1、忌:计划不明 目标模糊(时间管理)
现象1:某项目开展后,因为上马及时,管理人员忽视前期准备,只对工作做出每月计划和每周计划,但并未细化工作,空有目标。项目开展后,中层管理及执行层面,对阶段目标解读不同,导致最后结果不同。
现象2:项目开动后,未留出一定的“缓冲时间”,整个计划未考虑到不可控制因素的影响,按计划对工作进行安排,几乎排满整个日程,待后期逐渐发现计划有改变时,调整后的计划所用的时间,多于原计划,最终致使项目成员乱了阵脚。
现象3:项目开动后,项目成员未及时了解项目的目的和方法,缺乏对下阶段整体及具体的认知,导致走进“迷茫”阶段,大大影响到项目的进展和有效作业时间;
现象4:项目开动后,对具体工作未做分工,工作重复或者工作无人做,例如在调研访谈期间,最忌讳访谈中谁负责提问、谁负责记录、谁负责整理等等,这些必须在开始就有计划和规范,并将每一步落实到人头上,避免因此小问题导致的大问题。
2、忌:概念繁杂 方法不足(项目内容管理)
现象1、项目开始时,做了大量的培训,对需要做的事情进行了解读,但只是对概念的解读,没有具体详细到如何能得到这些数据,导致各人有各自的看法,最后数据不统一,工作有效率大打折扣;
现象2、项目开展后,工作的工具性不强,导致工作不规范,为了统一,不断调整,造成人员思想的混乱和无序,形成思想的疲劳,降低执行的准确;
现象3、项目进行,工作概念有“兼容现象”,两个相似概念区隔性不强,导致数据收集时,没有明确的概念区分,造成概念的混淆和错乱;
现象4、项目进行,没有对具体工作进行分类和完成工作方法上的甄别,属于没有思路去做一件事,造成项目无效时间增加,最后再实践中摸索的方法逐步调整,降低了项目运作的效率。
3、忌:主次不分 考核不明(执行与控制)
现象1、工作内容,没有分类处理;工作中出现的问题,也没有分类处理,眉毛胡子一把抓,那个问题来了就处理那个问题,造成项目失控,有效作业时间降低;
现象2、对于人员考核,没有明确和坚定的标准,管理松散,导致纪律性不强,执行中明显出现偏差和不足,最终导致偏离目标;
4、忌:各自为政 团队不合(团队人员管理)
现象1、团队管理没有明确的分工,各自为政,没有沟通和交流,各自进度无法共享,问题和方法也无法共同处理;
现象2、开展时没有明确的目标,导致各自理解差异,团队成员思想没有统一,靠强硬的政令和权力的级别推动项目进展,项目由主动推进变成被动执行,执行效果差别很大;
现象3、项目开展后,计划调整没有同步,调整前没有预告其他成员,相互间沟通不及时,对自我工作没有统一的规划和控制系统,造成认知的空挡和误解,削弱团队的积极性;
5、忌:偏离执行 态度不正(团队人员管理)
现象1、对工作理解不深,追求对自我有利的工作目标和工作地点,在执行中缺乏对工作的整体认知,例如为了兼顾其他个人利益,争取在方便自己的地点工作而不是按工作原则进行分配,最终导致因为其他原因影响工作;
现象2、因为思想没有统一,各自认知偏差,本身对待工作的态度不同,导致工作中间执行偏离,并对偏离后的调整认知不足。
看到这里,其实很多读者会发现,做好一个项目所遇到的困难远远不止这些,如您有这种想法并有更加好的发现,那,笔者在这里恭喜您,引玉之砖没有白抛,这也是自己感到安慰的地方,花费时间在这些文字上,终有收获是自己最大的安慰。
另外,笔者也有个习惯,在指出问题时,也会试图找到问题的症结,并给出一些自己的方法。
那么,做项目需要注意哪些呢?
1、注意:目标明确 计划周详
目标明确,做项目过程中,目标明确是指让团队成员时刻知道项目的阶段和目前所处的状态,并且知道下步工作的安排和目标,以免团队工作精力分散处于困顿状态。
计划周详,是指工作的计划应该计划到每周、每月、每季度,并且针对每个阶段的工作进行检查和总结,以更好推进新的工作。其中,对于计划中,竭力避免的是对与人员的分工问题,例如在调研阶段,两个或两个以上的小组进行调研,记录、访谈、整理、总结等等,分工必须明确,否则项目的计划性必受影响。
上面提到项目计划性的时候,提到人员的分工和阶段性的计划和总结,这里也可以总结为进度和分工,进度是在时间维度上的分工,而分工则是对人员组织维度上的分工,使得所有参与进项目的人明确自己的位置,避免工作的重复和无序状态的出现。
通常在项目进程中,有目的和进度,但缺乏监督和检验,或者是缺乏工具和规范,导致进度拖延和滞后,例如在某公司进度有规定,但无检验,导致工作涣散,凝聚力不强,即使后期发现工作方向有偏差,再纠正的时候为时已晚,执行人先前的惰性导致后期的调整出现一定的延滞和态度的不重视,最终表现为无序的状态。
项目进展中,对于执行人员来说,工具的操作性和规范性是具有指导意义的工作步骤,一旦工具性不强将导致各个执行小组出现不兼容的工作流程及结果,而且将花费更多的整理时间,工具的操作性也是关系到这个环节一个重要的指标。
例如:一个项目,在进展前,开展工作的工具偏离实际,操作性受到一定质疑将导致其他工具的怀疑和不信任,对于开展一个咨询项目来说,这都不利于工作的开展;另外在工具教授的过程中,务必保持工具的一致性和规范性。